Pour organiser une course RC amicale ou un rassemblement, il te faut un lieu où tu as le droit d'accueillir du monde, une assurance qui couvre l'événement, des inscriptions simples, un moyen de compter les tours et des bénévoles qui savent qui fait quoi. Ton premier appel va à la mairie, surtout si tu sors du terrain de ton club.

Quel format choisir ?

  • La course amicale : manches courtes, catégories larges, classement pour le plaisir. Prévois une catégorie débutants, où l'on roule avec la voiture qu'on a.
  • Le rassemblement crawler ou bash : pas de chrono. En crawler, un parcours de portes avec des pénalités fixées dans ton règlement (voir scale trial ou comp crawler). En bash, une zone de sauts et du roulage libre par petits groupes.
  • Les portes ouvertes : quelques voitures du club en prêt, un pilote expérimenté à côté de chaque nouveau. C'est souvent là que naissent les futurs adhérents.

Club affilié à la FFVRC ? Son règlement général 2026 interdit une course le jour d'un championnat de zone ou de ligue de la même discipline dans la même zone, et toute amicale le week-end de l'assemblée générale fédérale, sauf dérogation. Côté lots, au-delà de 1 000 € pour un lot ou de 2 000 € au total, l'épreuve devient une course à primes, soumise à l'autorisation de la fédération.

Le lieu et les autorisations

Pour tout événement associatif, Service-public demande de contacter la mairie du lieu avant toute organisation, d'assurer la sécurité des participants, de gérer les déchets et de respecter l'accessibilité.

Sur le terrain du club, relis aussi la convention qui te lie au propriétaire ou à la commune, et pense au bruit (voir terrain de club, mairie et voisins). Sur un terrain privé, demande l'accord écrit du propriétaire, avec la date et le nombre de personnes attendues. Sur un espace public (parking, parc, place), il faut en plus une autorisation d'occupation du domaine public. Les fiches officielles sur les courses de véhicules à moteur parlent de voitures, de motos ou de karting sur la voie publique, pas de modèles réduits : pour savoir si une déclaration s'applique à ton cas, renseigne-toi en mairie.

Si des avions ou des drones volent devant du public, un arrêté de 2021 sur les spectacles aériens d'aéromodélisme peut imposer une autorisation préfectorale : renseigne-toi auprès de la FFAM.

Assurance et licences

Faut-il une licence pour rouler ? Non pour le loisir sur un terrain privé ou un spot libre. Une licence fédérale est en revanche demandée pour les courses officielles, et souvent par les clubs pour rouler sur leur piste, parce qu'elle comprend l'assurance.

Pour les courses hors championnat, le règlement général 2026 de la FFVRC prévoit des pilotes licenciés et prévient : les non-licenciés ne sont pas couverts par l'assurance fédérale, et l'organisateur doit prendre ses dispositions pour se couvrir en cas d'accident. La licence loisir permet justement de participer aux courses amicales et aux démonstrations. Détails dans notre guide sur la licence FFVRC et FFAM.

Service-public recommande aussi de vérifier que le contrat d'assurance de l'association couvre l'événement, et rappelle que certaines mairies demandent une attestation de responsabilité civile. Une Team n'a pas de structure légale : pour un événement ouvert au public, organise-le avec un club en vérifiant ce que couvre son assurance, ou crée ton club.

Inscriptions et paiement

Demande peu de choses : nom, catégorie, transpondeur s'il y a un chrono, licence si ton cadre l'exige, un contact. Fixe un nombre de places et une date de clôture. Hors championnat, la FFVRC laisse les droits d'engagement libres à l'organisateur : un tarif modeste attire les débutants.

Sur RC Loisir, les inscriptions aux courses permettent au club d'ouvrir une course : chaque pilote choisit sa catégorie, donne son transpondeur et sa licence, et reçoit un dossard automatique. La grille de départ se publie seule, le paiement se fait en ligne, et la liste des engagés s'exporte en fichier CSV, à ouvrir dans un tableur. Vérifie le format que ton logiciel de chrono accepte à l'import. D'autres plateformes d'inscription existent, notamment pour la compétition officielle.

Le chronométrage

Le transpondeur est un petit émetteur fixé dans la voiture : à chaque passage sur la ligne, une boucle sous la piste ou un portique le détecte et envoie le tour au logiciel de chronométrage. Le règlement FFVRC demande un portique non métallique et des transpondeurs compatibles avec le système de l'organisateur : annonce le tien dès l'inscription.

Prévois un plan B : si un transpondeur lâche, quelqu'un compte les tours à la main, comme le prévoit la fédération. Sans système au club, un compteur de tours par pilote suffit pour de petites séries. Et si le club a des transpondeurs, prête-les aux débutants. En crawler ou en bash, des pénalités ou un prix du plus beau saut remplacent le chrono.

Accueillir le public et gérer la billetterie

Le règlement FFVRC donne une base : le public doit être protégé des sorties de voitures par des barrières, des bottes de paille ou tout autre système, et en course, l'accès à la piste, aux stands et à l'aire de pilotage est réservé aux licenciés. Ajoute une zone de charge des batteries à l'écart du public (voir les LiPo en sécurité), des poubelles et un point d'accueil.

Pour une entrée ou un repas payants, la billetterie avec QR code permet au club de créer ses tarifs et de vendre en ligne. Le jour J, un téléphone scanne les billets, avec des points de contrôle au choix, et l'argent arrive sur le compte du club, via Stripe.

La buvette : ce que dit la règle

D'après Service-public, une association qui ouvre une buvette pendant une manifestation qu'elle organise doit obtenir l'autorisation du maire, dans la limite de 5 autorisations par an. Elle ne peut servir que des boissons du groupe 1 (sans alcool) et du groupe 3 (fermentées jusqu'à 18°, comme la bière, le vin ou le cidre). Un modèle de demande est disponible.

Dans une installation sportive, l'alcool est interdit, sauf dérogation du maire de 48 heures maximum (10 par an pour une association sportive agréée). Ton terrain est-il concerné ? Renseigne-toi en mairie. Une buvette réservée aux adhérents, sans but lucratif et avec des boissons des groupes 1 et 3, ne demande aucune démarche. La diffusion de musique est une démarche à part.

Pour limiter la file d'attente, la boutique d'événement et la buvette permettent de commander entrée, boissons et repas en un panier, avec une jauge automatique et un retrait au stand par QR code.

Les bénévoles : un rôle chacun

  • L'accueil : pointage des inscrits, dossards, réponses au public.
  • La direction de course : programme, départs, litiges.
  • Le chronométrage : logiciel, transpondeurs, résultats.
  • Le ramassage : en championnat FFVRC, ce sont les pilotes qui ramassent, avec un tableau de ramassage affiché et des chasubles fluo fournies par le club.
  • La buvette, le parking, les photos, sans oublier le montage et le rangement.

Dans le cadre FFVRC, le directeur de course et le superviseur du chronométrage doivent avoir une licence en cours de validité, et une licence passion existe pour les bénévoles qui ne pilotent pas (buvette, chronométrage, organisation). Fais un planning par créneaux : personne ne doit passer sa journée au comptoir.

Annoncer l'événement

Annonce dès que le lieu et l'assurance sont calés, avec le format, le niveau attendu et le matériel nécessaire : c'est ce qui rassure les débutants. Un club publie ses courses et ses portes ouvertes avec les actualités et événements du club, visibles sur sa fiche, son mini-site et l'agenda des événements RC, avec un partage vers les réseaux. Pour un rassemblement de Team, une session de roulage sur un spot suffit : les pilotes du coin confirment leur venue.

Après l'événement

Publie résultats et photos, remercie les bénévoles, rends le terrain propre, puis fais le bilan : budget, buvette, nouveaux venus. Ne laisse pas ces derniers repartir sans une date de roulage au club. L'outil pour recruter des pilotes montre au club les pilotes de son secteur qui acceptent d'être contactés.

Sources

Pages officielles consultées le 06/10/2026.